· 3 min de lectura · Por Rafa Juan
Si no coges el teléfono porque estás trabajando, el cliente llama al siguiente. Opciones para no perder avisos y cuándo compensa cada una, hasta un agente de voz.
Estás debajo de un fregadero, con las manos mojadas, o en lo alto de una escalera con el cuadro eléctrico abierto. Suena el móvil y no puedes cogerlo. Cuando terminas y devuelves la llamada, el cliente te dice que ya ha llamado a otro.
En un oficio con urgencias, el que coge el teléfono se lleva el trabajo. No porque sea mejor, sino porque estaba disponible en ese momento.
Por qué se escapan los avisos
- Las urgencias no esperan. Quien tiene una fuga llama hasta que alguien contesta.
- Un buzón de voz no basta. Mucha gente no deja mensaje; cuelga y prueba con el siguiente número.
- Devolver la llamada tarda. Entre trabajo y trabajo, pasan horas.
- La información llega a medias. Aunque devuelvas la llamada, toca preguntar de nuevo qué pasa, dónde y si es urgente.
Opciones, de la más sencilla a la más completa
1. Un buen mensaje en el buzón de voz
Gratis y rápido. Un mensaje claro («Estoy trabajando. Deja tu nombre, tu dirección y qué ha pasado, y te llamo en menos de una hora») mejora algo los resultados. El problema: mucha gente no deja mensaje.
2. Responder con un SMS o WhatsApp automático
Muchos móviles permiten contestar con un mensaje cuando no coges. Algo como «Estoy en una obra, te llamo en cuanto pueda. Si es urgente, escríbeme qué pasa y dónde». Ayuda a que el cliente no llame al siguiente, pero sigues sin saber qué pasa hasta que lo leas.
3. Alguien que coja el teléfono
Una persona en la oficina o un servicio de atención telefónica. Funciona muy bien, pero cuesta un sueldo o una cuota que, para una empresa pequeña, no siempre compensa, y no suele cubrir las noches.
4. Un agente de voz
Un asistente con inteligencia artificial que coge la llamada cuando tú no puedes, se presenta como asistente virtual, pregunta qué ha pasado, dónde y si es urgente, y te manda el aviso por WhatsApp con la dirección. Puede proponer una franja libre de tu calendario para que tú la confirmes. Coge llamadas a cualquier hora, también de noche, y lo que pasa después lo decides tú.
Cuándo compensa cada una
Sé práctico:
- Si recibes pocas llamadas al día y casi siempre puedes cogerlas, un buen buzón de voz y una respuesta automática bastan.
- Si pierdes llamadas a diario y trabajas solo, la respuesta automática por WhatsApp es un buen primer paso.
- Si sois varios técnicos, entran urgencias y se escapan avisos cada semana, un agente de voz o una persona al teléfono empiezan a compensar. La diferencia es que el agente no descansa por la noche ni en verano.
Una forma rápida de saberlo: durante dos semanas, apunta cuántas llamadas no coges y cuántas no consigues recuperar. Si son varias a la semana, haz la cuenta de lo que vale un aviso medio.
Qué preguntar en cada aviso
Lo use quien lo use, un buen parte de aviso tiene siempre lo mismo:
- Qué ha pasado, con las palabras del cliente.
- Dónde: dirección completa y, si hace falta, cómo entrar.
- Si es urgente: si no para de salir agua o hay riesgo, va primero.
- Teléfono y nombre de contacto.
- Cuándo le viene bien si no es urgente.
Con eso, al devolver la llamada ya sabes qué llevar y adónde ir.
Lo que no hay que prometer
Ni un buzón ni un agente deben prometer que irá alguien en una hora si no puedes cumplirlo. Mejor «te llamamos en unos minutos» que un compromiso que luego no llega. Tampoco conviene dar presupuestos por teléfono sin ver el trabajo: los precios fijos, como el desplazamiento, sí; el resto, cuando lo veas.
Si quieres escuchar cómo coge un aviso un agente de voz, hay una llamada de demo en la página del agente de voz para fontaneros y electricistas.