· 3 min de lectura · Por Rafa Juan
Mucha gente pregunta el precio y desaparece. Cómo responder rápido, hacer seguimiento sin agobiar y no colapsar secretaría en septiembre y enero.
En una academia, septiembre es una avalancha. Familias que preguntan por refuerzo, adultos que quieren retomar el inglés, alguien que busca clases de piano para su hija. Casi todo llega por WhatsApp, casi siempre por la tarde o por la noche, y casi todos preguntan lo mismo: precio, horario, nivel y si quedan plazas.
El problema no es que pregunten. Es que, entre clase y clase, la respuesta llega tarde, y para entonces esa persona ya ha escrito a otras dos academias.
Por qué se pierden interesados
Las razones suelen ser estas:
- La respuesta tarda. Quien escribe a varias academias suele quedarse con la que contesta primero.
- No hay seguimiento. Pregunta, le respondes, dice «lo pienso» y nadie vuelve a escribirle.
- La información está repartida. Los precios en un PDF, los horarios en otro y las plazas en la cabeza de secretaría.
- Secretaría no da abasto. En semanas de matrícula, contestar a todo y bien es imposible.
Responder rápido y completo
Lo que más ayuda es contestar en minutos con todo lo que suele preguntarse en un solo mensaje:
- Precio por mes o por trimestre.
- Horarios de los grupos que encajan con lo que pide.
- Plazas libres, si quedan pocas, dilo.
- El siguiente paso: prueba de nivel, clase de prueba o matrícula.
Para eso conviene tener la información ordenada en un solo sitio: cursos, niveles, horarios, precios y plazas. Aunque contestes a mano, te ahorra buscar.
Apuntar a cada interesado
Cada persona que pregunta debería quedar apuntada con lo mínimo: nombre, teléfono, qué le interesa y si las clases son para un adulto o para un menor. Una hoja de cálculo basta. Sin esa lista, el seguimiento depende de la memoria de alguien.
Hacer seguimiento sin agobiar
Un solo mensaje unos días después funciona mejor que ninguno y que tres:
Hola, Nuria 👋 ¿Pudiste mirar lo del B1 de los martes y jueves? Queda una plaza; si quieres, te la guardo hasta el viernes.
Personal, concreto y con una salida fácil. Si no responde, no insistas más.
Familias y alumnos adultos no son lo mismo
Con un adulto hablas directamente con quien va a dar clase. Con un menor, con su madre, su padre o su tutor, y la matrícula la cierra la familia. Conviene preguntarlo desde el principio para adaptar el trato y, sobre todo, para no pedir datos del menor que no necesitas. Para informar y apuntar a un interesado basta con el nombre, el curso y el teléfono de la familia.
No colapsar en septiembre y enero
Las semanas de matrícula se preparan antes:
- Ordena la información de cursos, horarios y precios antes de que empiecen las preguntas.
- Prepara respuestas a las diez preguntas que más se repiten.
- Decide qué hace una persona y qué puede ir solo. Informar y apuntar puede ir solo; resolver un caso especial o cerrar una matrícula, mejor una persona.
- Ten la lista de espera a mano para los grupos que se llenan.
Y durante el curso
La captación no termina en octubre. Hay alumnos que dejan de venir sin decir nada, recuperaciones que organizar y recibos que se olvidan. Son tareas pequeñas, pero se repiten cada semana y se suman.
Un agente de WhatsApp puede encargarse de la primera parte (informar, apuntar a cada interesado y avisar a secretaría), y un sistema a medida, del resto: avisar a quien deja de venir, recordar los recibos pendientes y tener todo en un solo sitio. Lo tienes explicado, con demo, en la página de automatización para academias. Si quieres saber cuántas horas os llevan hoy esas tareas, prueba la calculadora del sistema a medida.